一、交易对象要清晰。
签订合同或者交易前,要清楚地了解交易对方的信息。
交易对方是个人的,可在签订合同时,附上双方的身份证复印件。佛山或广州本地人的,至少附上身份证号码。
交易对方是企业的,需查证对方企业是否有进行工商登记,可自行网上查询(查询网站如:佛山红盾网,广州红盾网等)。如果没有登记,但却以单位的名义交易的,签订合同时,或者送货单时,抬头或签名一定要附上负责人,以防发生纠纷是找不到责任主体。
二、尽量签合同。
合同是证明双方存在合同关系最有力的证据,交易时尽量签订合同。如因条件所限不能签合同的,则在交易来往过程中,要注意单据材料的规范和保管(接下将讲到)。
三、交易往来材料的规范和保管。
这些材料包括包括合同、送货单、函件、邮寄凭证等等,证明履行合同的证据材料。
送货单:抬头名称要规范,一定是对方单位的全称或个人全名;送货单上对方的签名确认,如果是员工签名的,要定期进行对账,并加盖公章或负责人或由其授权的人签名。
收款与收据、发票:收款后,通过转账方式的,一般不另行开具收据,或者收据中注明针对哪项转账开具的,防止被认为两次付款行为。现实中经常出现,要求付款前先开发票的情况,可特别注明“开具发票不视为收到货款”。
材料保管:要保留好对账单、付款申请书、欠条、还款计划书等确认对方货款的重要证据。不要在买方付款之前将关键的交易单据原件交给对方,否则对方一旦赖账,手上将无权利主张的凭证。
四、善用担保。
担保有两种形式,一种是物的担保,如对房子、机器、车辆等设定抵押;另一种是人的担保,如可要求保证人在合同、对账单或者送货单上亲笔签署保证条款。
五、经常对账。
在持续性的交易过程中,如果不是采取现付形式,要养成定期对账的习惯,并且要求规范的签名或盖章。
六、注意时效。
根据法律规定,一般债务的诉讼时效为两年,自约定的还款期届满之日起算。如在法定的诉讼时效期间内不主张权益,期间届满之后,当事人行使请求权的,法院就不再予以保护。诉讼时效内,可以主张债权使诉讼时效中断并重新起算。所以应在时效内采取发确认书、对账单、催收函等书面形式对应收账款进行积极管理。
经济合同,看似简单,但实际实际涉及的法律问题很多,如何更好地规范经营、更好地防范法律风险,由于篇幅所限,不能一一展开进行阐述。
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